Cómo optimizar el cumplimiento con datos unificados

El cumplimiento de pedidos (order fulfillment) es el proceso completo desde que se realiza un pedido hasta que se entrega el envío. Cumplir con precisión miles de pedidos de millones de artículos es un reto enorme. Muchas grandes organizaciones tienen varios sistemas para la gestión de pedidos, almacenes o transporte que apenas están integrados y, a menudo, no lo están en absoluto.

Sin embargo, las grandes organizaciones suelen estar equipadas para gestionar el cumplimiento de pedidos internamente, aprovechando sus grandes recursos y capacidades. Una organización con decenas de miles de productos diferentes puede tener que transportarlos a través de múltiples medios de transporte, sistemas informáticos y socios logísticos externos, lo que aumenta la complejidad y la pérdida de visibilidad y control.

Los cambios repentinos y significativos en la demanda, especialmente en los mercados de consumo, generan más retos, lo que requiere la revisión y reasignación de los pedidos. Si sus sistemas están desconectados y carece de la capacidad de analizar grandes cantidades de datos en tiempo real, tendrá dificultades para cumplir con entregas puntuales y completas, y tanto su reputación como sus ingresos se verán afectados negativamente.

Optimizar el cumplimiento requiere una serie de pasos para llevar un envío desde su origen hasta el cliente final. Estos pasos incluyen el abastecimiento y la recepción del inventario, su almacenamiento, el procesamiento de los pedidos, su preparación, embalaje y envío, y la gestión de las devoluciones. Los tamaños y las categorizaciones estándar desempeñan un papel crucial en la determinación de los costes asociados al envío de productos que cumplen los criterios estándar en los centros de distribución. El proceso de cumplimiento se complica aún más debido a los cambios en las expectativas y demandas de los clientes, y por las perturbaciones geopolíticas y meteorológicas.

La medida clave del cumplimiento es el cumplimiento puntual y completo (OTIF), que se calcula como el porcentaje de pedidos que se entregan en la fecha solicitada y en la cantidad pedida por el cliente. La fórmula para el OTIF es:

Medir una cadena de suministro utilizando métricas OTIF es una estrategia clave que ayuda a los responsables de tomar decisiones a asignar un valor tangible al éxito de su cumplimiento y les permite determinar estrategias fundamentales.

Factores como las herramientas de planificación, la gestión del inventario, los patrones de la demanda y las innovaciones tecnológicas contribuyen al éxito o al fracaso de la optimización del cumplimiento. Establecer estándares de referencia para los servicios y las innovaciones en los centros de cumplimiento es fundamental en este contexto. Los costes de cumplimiento pueden afectar significativamente a los márgenes de beneficio, por lo que es fundamental que las empresas comprendan estas implicaciones financieras y cómo influyen en el gasto de los consumidores.

La pregunta entonces es: “¿cuál es una buena puntuación OTIF a la que aspirar?». El éxito del cumplimiento y la puntuación OTIF asociada variarán según el sector y la región, entre otros factores. En términos generales, se considera que una puntuación OTIF es buena si se sitúa entre el 80 % y el 90 %. Muchas empresas aspiran a alcanzar el 95 % o más, pero esto puede ser una tarea desalentadora. Para los proveedores, las penalizaciones asociadas al incumplimiento de los objetivos OTIF pueden ser significativas. Por ejemplo, el programa OTIF de Walmart exige que los proveedores cumplan los objetivos del 90 % de puntualidad y del 95 % de entrega completa para evitar penalizaciones. Walmart multa a los proveedores con el 3 % del coste de los productos vendidos (COGS) por los pedidos que no cumplen los requisitos de entrega puntual y completa.

Una buena estrategia de cumplimiento puede ayudar a las empresas a aumentar la satisfacción de los clientes (CSAT), reducir las ineficiencias y aumentar las ventas. Al establecer expectativas y estándares claros para las operaciones de cumplimiento, incluyendo las tasas OTIF, los tiempos de envío y los niveles de inventario, las empresas pueden asegurarse de que cumplen las demandas de los clientes y mantienen altos niveles de satisfacción. La supervisión y el análisis regulares de las operaciones de cumplimiento contribuye a la identificación de las áreas y a implementar estrategias para optimizar los procesos.

Un cumplimiento eficaz requiere un sistema bien diseñado, una logística eficiente y una red de proveedores fiable para garantizar la entrega puntual y precisa de los productos. Las empresas tienen dos alternativas: el cumplimiento interno o su externalización a un proveedor externo de logística (3PL). Si bien la externalización a un 3PL es una estrategia común, ahora existen nuevas tecnologías y enfoques para lograr tasas OTIF más altas internamente.

InterSystems encuestó a 450 profesionales sénior de la cadena de suministro para examinar los principales retos tecnológicos, las tendencias y las estrategias de toma de decisiones en cinco casos de uso clave: optimización del cumplimiento; detección y previsión de la demanda; coordinación de la cadena de suministro; optimización de la planificación de la producción; y medio ambiente, sociedad y gobernanza (ESG). Los encuestados procedían de 13 países y 12 sectores, y representaban a responsables de la toma de decisiones en las áreas de gestión de proyectos, gestión de flotas, ventas y marketing, recursos humanos y finanzas.

Este artículo es el primero de la serie «Optimización del rendimiento de la cadena de suministro con datos unificados», centrada en la optimización del cumplimiento. Las estrategias eficaces de gestión de inventario son fundamentales para las empresas que desean expandir sus operaciones y mejorar la eficiencia de las entregas, especialmente cuando se amplían a múltiples ubicaciones de almacén. De cara al futuro, las empresas deben prepararse para tendencias como el crecimiento de los microcentros de cumplimiento y la necesidad de estrategias adaptativas para seguir siendo competitivas en un panorama en constante evolución.

Según la encuesta, solo un 1 % de los encuestados alcanza un 80 % o más en sus métricas OTIF, con un mediocre porcentaje medio de OTIF del 62,21 %. La capacidad de alcanzar los objetivos de cumplimiento se ve obstaculizada por varios problemas. Cuando se les pidió que nombraran sus tres principales retos para optimizar esos objetivos, los encuestados citaron los altos volúmenes y la complejidad de las SKU (59 %), las deficiencias de las herramientas de planificación disponibles (51 %) y la volatilidad de la demanda (42 %). Teniendo en cuenta que la mayoría de los encuestados utilizan procesos manuales, sistemas heredados o múltiples soluciones de diferentes proveedores para integrar y preparar datos dispares, esto tiene sentido.

La complejidad de las SKU (Stock Keeping Unit o Unidad de Mantenimiento de Existencias) se refiere, generalmente, a los retos e ineficiencias asociados con el mantenimiento de un gran número de SKU en una tienda, almacén o fábrica. Esto incluye seleccionar los artículos correctos del inventario, embalarlos adecuadamente y garantizar su entrega puntual a los clientes.

La gestión de un número excesivo de SKU implica mayores costes de mantenimiento de inventario e ineficiencias generales. Además, el ciclo de vida de una SKU es cada vez más corto, especialmente a medida que más empresas recurren al comercio electrónico para la venta directa al consumidor. Una SKU se diseña, se recibe y se lanza al mercado, pero a menudo deja de estar disponible seis meses después, lo que hace que la reposición sea prácticamente inexistente. Sin reposiciones, optimizar el cumplimiento desde la ubicación adecuada es más importante que nunca. Las estrategias para gestionar el exceso de inventario y evitar el exceso de existencias son fundamentales para mantener la eficiencia de las operaciones.

El segundo reto identificado por los encuestados fue la insuficiencia de las herramientas de planificación. Esto genera fallos como el incumplimiento de plazos, el aumento de los costes o la insatisfacción de los clientes. La información oportuna es fundamental, porque los datos con más de unos días de antigüedad pueden provocar interrupciones muy caras en la cadena de suministro. No es de extrañar que las industrias que señalaron que verían una gran mejora en las tasas de cumplimiento, si pudieran incorporar datos en tiempo real y proporcionar información procesable a los usuarios, fueran la automotriz y aeronáutica (55%), bienes de consumo de alta rotación (FMCG, 44%) y manufactura/CPG (43%).

El último reto asociado a la optimización del cumplimiento es la volatilidad de la demanda, es decir, la variación repentina e impredecible de la demanda de productos o servicios por parte de los clientes durante un periodo de tiempo específico.

Las causas fundamentales no siempre son fáciles de identificar. Pueden atribuirse a los cambios en las expectativas y demandas de los clientes, en las promociones o en la dinámica del mercado, como los fenómenos meteorológicos externos, la inestabilidad geopolítica y las interrupciones en el transporte; tenemos un ejemplo muy gráfico de esto en el bloqueo del canal de Suez. Estas circunstancias dificultan cumplir con la previsión de la demanda tanto a corto como a largo plazo y pueden provocar nuevas interrupciones en la supply chain.

Por otra parte, es fundamental una gestión eficaz de las devoluciones para hacer frente a esa naturaleza impredecible de la demanda, garantizando que los productos devueltos se inspeccionen, se repongan o se eliminen eficazmente. El seguimiento de las existencias y la evaluación de la antigüedad del inventario son esenciales para tomar decisiones informadas sobre la reposición y mitigar riesgos como el agotamiento de existencias y el exceso de stock.

Se pidió a los encuestados que identificaran las innovaciones tecnológicas en materia de datos que más les gustaría implementar para optimizar el cumplimiento. La respuesta más frecuente fue el uso de la inteligencia artificial (IA) y el machine learning (ML) (46 %), que superó al análisis predictivo y prescriptivo (37 %), el uso de una plataforma de inteligencia decisional en la supply chain (37 %), los datos armonizados y normalizados en tiempo real procedentes de múltiples fuentes internas y externas (37 %) y la integración optimizada de diferentes soluciones (37 %).

Estas tecnologías pueden integrarse directamente en los sistemas de la organización, facilitando la automatización de los flujos de trabajo, eliminando los errores en la gestión del inventario y en el cumplimiento de los pedidos.

La IA y el ML influyen en todas las etapas del proceso, con especial énfasis en la previsión, la gestión de inventario, el procesamiento, la preparación de pedidos y las entregas de última milla. Para mejorar el OTIF, la IA y el ML ayudan a tomar decisiones más inteligentes con mayor rapidez, mejorar los tiempos de respuesta y simplificar los procesos manuales en el almacén. El verdadero deseo de los encuestados es mejorar los sistemas y procesos actuales para dar un mejor sentido a sus datos, optimizando los procesos de cumplimiento. Los sistemas de gestión de inventario pueden garantizar que las empresas sean notificadas cuando los niveles de existencias sean bajos, facilitando la reposición y minimizando el riesgo de agotamiento de existencias.

InterSystems Supply Chain Orchestrator es una plataforma de datos que proporciona un tejido conectivo habilitado para la inteligencia artificial. Esto garantiza flujos de datos precisos y en tiempo real en todos los sistemas de la cadena de suministro, transformando positivamente sus tasas de cumplimiento de pedidos. Ofrece cuatro tecnologías integradas en una sola función: datos fiables y coherentes, armonizados y normalizados a partir de fuentes dispares; datos y análisis en tiempo real para realizar análisis bajo demanda y en tiempo real; procesos inteligentes para una interoperabilidad perfecta; e inteligencia empresarial con información predictiva y prescriptiva útil, aprovechando nuestro machine learning y nuestra inteligencia artificial.

La información útil impulsa una eficiencia significativa en todas las áreas, aumentando la automatización y potenciando considerablemente la productividad. Supply Chain Orchestrator proporciona la infraestructura necesaria para optimizar la gestión de las materias primas desde el punto de suministro hasta el consumo final. Las organizaciones pueden integrar el transporte, los sistemas de gestión de almacenes y la robótica avanzada. El embalaje desempeña un papel crucial en el proceso de cumplimiento, ya que garantiza que los artículos se embalen cuidadosamente para un transporte seguro.

Al aumentar la automatización con Supply Chain Orchestrator, las organizaciones aceleran la toma de decisiones, ofrecen acceso autoservicio a los análisis y eliminan los errores humanos. Las organizaciones están preparadas para implementar predicciones basadas en IA y ML y aumentar la productividad. Logran una rápida adaptación a cualquier cambio en la demanda, interrupciones logísticas o prioridades empresariales, lo que se traduce en un aumento de la satisfacción del cliente y de los ingresos. Un sistema de cumplimiento eficiente es esencial para gestionar la entrega de pedidos y el inventario, lo que contribuye a una mayor eficiencia operativa.

La precisión y la eficiencia de los pedidos son aspectos críticos de las operaciones de cumplimiento y afectan directamente a la capacidad de una empresa para cumplir con los pedidos a tiempo y en su totalidad. Unos procesos eficaces de preparación y envío de pedidos son esenciales para mejorar la precisión y la eficiencia de los pedidos, reducir los costes de cumplimiento y mejorar la experiencia general del cliente.

Mediante la implementación de estrategias logísticas y de envío eficientes para enviar los pedidos, las empresas pueden reducir los tiempos de envío, mejorar sus índices OTIF y aumentar la satisfacción del cliente. La supervisión y el análisis regulares de los procesos de preparación y envío son fundamentales para identificar áreas de mejora e implementar estrategias para optimizar las operaciones de cumplimiento.

La tecnología desempeña un papel importante en la mejora de la precisión y la eficiencia de los pedidos. Los sistemas automatizados de embalaje y envío pueden ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones, reducir los errores y disminuir los costes de cumplimiento. Al aprovechar estas tecnologías, las empresas pueden garantizar que sus clientes reciban sus pedidos con precisión y puntualidad, lo que se traduce en mayores niveles de satisfacción y fidelidad. Pero la tecnología desempeña un papel aún más importante en la unificación y la gestión de datos, especialmente cuando se trata de integrar nuevas tecnologías con las aplicaciones existentes.

PALTAC es el mayor mayorista de medicamentos sin receta, cosméticos y artículos de primera necesidad de Japón. Ha utilizado el poder de la tecnología de InterSystems para alcanzar un hito del 99,999 % de OTIF, entregando 3500 millones de productos al año. Una red logística fiable es fundamental para alcanzar índices OTIF tan altos, ya que garantiza un envío y un procesamiento de pedidos eficientes. La capacidad de PALTAC para gestionar de forma eficiente el cumplimiento de los nuevos productos ha sido un factor clave para mantener sus altos índices OTIF.

Utilizando la tecnología de InterSystems como plataforma para la transformación digital, PALTAC ha mejorado la eficiencia de su plantilla, ya que optimiza de forma rutinaria el cumplimiento de los pedidos de 50 000 artículos de 1000 fabricantes en respuesta a la demanda de 400 minoristas que operan 50 000 tiendas.

La plataforma es compatible con una aplicación que utiliza IA para automatizar la asignación de personal para las actividades en la tienda, lo que aumenta la productividad y la disponibilidad en los estantes. Los flujos de datos en tiempo real y la interoperabilidad avanzada han impulsado un uso más avanzado de la robótica. La empresa es más ágil y se beneficia de procesos optimizados, mayores ingresos y una mayor satisfacción del cliente, todo ello respaldado por la confianza que los clientes depositan en sus fiables servicios de cumplimiento.

Los resultados de esta encuesta confirman que la mayoría de las organizaciones carecen de las capacidades necesarias para optimizar cadenas de suministro muy complejas con dependencias entrelazadas. Para ser verdaderamente ágiles y competitivas, las organizaciones deben ser capaces de extraer información crítica casi en tiempo real. Pero tal y como están las cosas, esto sigue siendo un reto importante cuando tantas empresas carecen de visibilidad de extremo a extremo o dependen del análisis manual de datos y de conjuntos ad hoc de diferentes soluciones.

Ante los constantes cambios, perturbaciones y oportunidades, las organizaciones necesitan una fuente optimizada de datos estandarizados, limpios, significativos y fiables que estén a disposición de los usuarios empresariales. Mantener unos niveles de existencias adecuados es fundamental para garantizar la disponibilidad de los productos y evitar problemas como el agotamiento o el exceso de existencias. La plataforma de datos inteligente InterSystems Supply Chain Orchestrator™ elimina los importantes retos en materia de datos a los que se enfrentan las organizaciones en su camino hacia la optimización del cumplimiento y las compras repetidas.