Digitale Transformation im öffentlichen Dienst: Hessisches Landeskriminalamt führt digitale Akte mit LIB-IT ein

Das Hessische Landeskriminalamt (HLKA) ist die zentrale Dienststelle der Kriminalpolizei des Landes und die zuständige Landesbehörde für Belange des polizeilichen Geschäftsbereichs.

Es übt in Angelegenheiten zur Kriminalitätsbekämpfung die Fachaufsicht über die dem Landespolizeipräsidium nachgeordneten Polizeidienststellen aus. Zur Sicherung von Sachbeweisen für die polizeiliche Ermittlung sowie für die Beweisführung vor Gericht werden im Kriminalwissenschaftlichen und -technischen Institut (KTI) vorwiegend materielle Spuren untersucht, um Hinweise auf den Ablauf eines Tatgeschehens sowie auf den Täter zu ermitteln. In der Fachgruppe 63 werden vorallem DNA-haltige Spuren sowie textile Spuren untersucht.

Vor der Digitalisierung der Handakten erfolgte die gesamte Vorgangsbearbeitung mittels Papierakte. Hierfür mussten zur Bewertung und Gutachtenerstellung neben vielfach zu fotokopierenden Messdaten auch eine Vielzahl von Bildern der Spurenträger ausgedruckt werden, die im Labor zwar elektronisch erzeugt, aber dezentral gespeichert wurden und die für die automatische Verarbeitung nicht in angemessener Weise zur Verfügung standen. Das Labor-Informations-Management-System (LIMS) erfasst zwar eine Menge Informationen, bietet aber keine Möglichkeit, die Dokumente selbst rechtssicher und datenschutzkonform abzulegen. Das Räumen, Organisieren, „Ziehen“ und Suchen von Handakten in verschiedenen, im Haus verteilten, Räumen erforderte einen hohen personellen Ressourceneinsatz.

Vor diesem Hintergrund begannen 2018 erste konkrete Überlegungen, eine digitale Akte in Form eines Fach-Dokumentenmanagementsystems (DMS) umzusetzen.

Gewünscht waren insbesondere die digitale Ablage und Verknüpfung von Gutachten sowie die Integration von Bildern, Messdaten und anderen Informationen aus dem LIMS. Wichtige Faktoren waren u. a. die strukturierte Datenablage mit benutzerdefinierten, hierarchischen Strukturen, die Ablage aller Dateiformate im Original, nötige Schnittstellen, aber auch ein möglichst geringer Schulungsaufwand sowie eine einfache Administrierbarkeit.

Aufgrund geringer personeller Ressourcen musste das Projekt zunächst verschoben werden und wurde schließlich 2020 mit einem Markterkundungsverfahren über die Hessische Ausschreibungsplattform HAD begonnen. Eine Anforderung an die Anbieter bestand u. a. darin, ein Testsystem einzurichten, welches die Vorgangsstruktur der Fachgruppe 63 abbildete. In diesem Prozess hinterließ die Lösung FILERO der LIB-IT DMS GmbH bereits einen sehr positiven Eindruck. FILERO basiert auf der Datenplattform InterSystems IRIS®, die die Integration sämtlicher Datenquellen und -typen sowie deren Analyse flexibel ermöglicht. Ein weiteres Kernfeature ist die extrem performante Volltextsuche im System, wodurch Verschlagwortungen entfallen. Das durch die LIB-IT DMS GmbH im Rahmen der Markterkundung eingerichtete, sehr detaillierte und funktionsreiche Testsystem setzte zusammen mit einem dazugehörigen Online-Workshop viele Impulse für die Entwicklung konkreter Workflows.

Auf Basis der Markterkundung wurde ab 2021 in der Fachgruppe 63 mit der Vorbereitung der Ausschreibung für 2022 begonnen. Zudem wurden Vorbereitungen für die Anbindung weiterer Software-Systeme getroffen, z. B. um Bilder inklusive komplexer Metadaten in ein DMS zu überführen. Das nachfolgende Ausschreibungsverfahren wurde im Juni 2022 von der LIB-IT DMS GmbH mit FILERO gewonnen.

Nach dem Zuschlag an die LIB-IT DMS GmbH wurden im Hessischen Landeskriminalamt intern konkrete Schritte eingeleitet, darunter die Beschaffung des nötigen Servers und Datensicherungssystems. Obwohl es hierbei aufgrund von Lieferschwierigkeiten durch Covid-19 zu Verzögerungen kam, begann das Projekt im Oktober 2022. Temporär wurde auf einem Server der LIB-IT DMS GmbH die geplante Vorgangsstruktur (noch ohne Daten) zusammen entwickelt, um trotz der im HLKA noch fehlenden Hardware erste Projektschritte umzusetzen.

Anfang 2023 konnte das Projekt nach der Lieferung des Servers für das HLKA weiter vorangetrieben werden. Die LIB-IT DMS GmbH führte u. a. die Schnittstellenprogrammierung durch und stellte die Struktur fertig. Die Lösung FILERO lief ab April an und wird seit Juni 2023, wie geplant, in der Fachgruppe des KTI produktiv eingesetzt. Eine stufenweise Nutzung des Systems durch weitere Fachgruppen ab 2026 ist geplant.

„Die Einführung der digitalen Akte durch FILERO führte vom ersten Tag an zu einer spürbaren Erleichterung unserer Arbeitsabläufe“, kommentiert Dr. Diane Schmidt, Sachverständige für forensische DNA-Analytik beim Hessischen Landeskriminalamt, die Lösung. „Die Firma LIB-IT DMS GmbH hat von Beginn an alles darangesetzt, die Lösung bestmöglich auf die Abläufe und Anforderungen der Fachgruppe 63 des HLKA zuzuschneiden.“

Mit der Einführung von FILERO konnten alle Vorgangsstrukturen aus dem LIMS per Schnittstelle übernommen werden. Abgelegte Dokumente, darunter Laborbilder, PDF-Dateien und Microsoft Office-Dokumente, werden via Dokumentenname, ausgelesenem Inhalt oder Metadaten von FILERO an der richtigen Stelle integriert. Darüber hinaus wurden Strukturen für das Qualitätsmanagement, die Geräteverwaltung, einen Projektbereich sowie für eine Literatur- und eine Wissensdatenbank geschaffen.

Bei den sensiblen Informationen, die vom KTI erfasst und verarbeitet werden, wie beispielsweise DNA-Analysen, ist Datensicherheit von höchster Bedeutung. Durch die zugrunde liegende Datenplattform InterSystems IRIS bietet FILERO hier eine absolut solide und rechtssichere Lösung. Es gibt ein äußerst differenziertes Berechtigungskonzept, sodass Zugriffsrechte sehr granular rollenbasiert geregelt sind. Zudem kann FILERO je nach gewünschten Anwendungszwecken bei Bedarf erweitert werden, beispielsweise um Module für eine digitale Signatur und Workflow-Engines.

„Die Flexibilität, auf Kundenbedürfnisse genau eingehen zu können, erhalten wir unter anderem durch die Datenplattform InterSystems IRIS. Bei der Zusammenarbeit mit dem Hessischen Landeskriminalamt konnten wir dadurch alle Informationen zusammenführen und die digitale Transformation im öffentlichen Dienst ein Stück voranbringen“, beschreibt Dagmar Causley, Geschäftsführerin bei LIB-IT DMS GmbH, die Zusammenarbeit.

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