Wer heute über Digitalisierung spricht, denkt häufig zuerst an papierlose Prozesse. Dokumente werden eingescannt, Formulare elektronisch ausgefüllt und Akten digital archiviert. Das sind wichtige Schritte und Teil des Wegs, sie greifen jedoch aus meiner Sicht zu kurz.
In den vergangenen Jahrzehnten durfte ich zahlreiche Digitalisierungsprojekte in den verschiedensten Branchen hautnah begleiten. Dabei zeigte sich in den letzten Jahren ein immer wieder ähnliches Bild: Die eigentliche Herausforderung besteht heute nicht darin, Informationen zu digitalisieren.
Denn die meisten Daten und Informationenliegen längst digital vor. Das eigentlich Schwierige ist, diese Informationen aus unterschiedlichen Systemen so zusammenzuführen, dass sie vollständig, aktuell und genau dort verfügbar sind, wo sie benötigt werden. In den meisten Organisationen erschweren historisch gewachsene, heterogene IT-Landschaften diese Aufgabe.
Die zentrale Fragelautet daher: Wie lassen sich Informationen sicher zusammenführen, ohne bestehende Prozesse komplett neu aufzubauen?
Als Account Manager betreue ich von InterSystems-Seite aus ein spannendes Projektunseres Partners LIB-IT DMS für das Hessische Landeskriminalamt (HLKA), das den genannten Ansatz besonders gut veranschaulicht. Gerade weil dort höchste Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit gelten, zeigt dieses Projekt exemplarisch, welches Potenzial moderne Datenplattformen heute bieten.
Warum das Hessische Landeskriminalamt ein Leuchtturmprojekt ist
Im Kriminalwissenschaftlichen und -technischen Institut (KTI) des HLKA untersucht die Fachgruppe 63 unter anderem DNA-haltige und textile Tatortspuren. Die dort erzeugten Informationen bilden eine unabdingbare Grundlage für polizeiliche Ermittlungen und gerichtliche Verfahren.
Was auf der Hand liegt: In einem solchen Umfeld müssen Informationen jederzeit vollständig, nachvollziehbar und rechtssicher verfügbar sein. Dazu kommt ein erhöhter Anspruch an eine sichere Datenhaltung und den Datenschutz.
Gerade deshalb halte ich das Projekt mit LIB-IT DMS und dem HLKA für ein echtes Leuchtturmprojekt. Denn wenn Digitalisierung unter diesen Rahmenbedingungen funktioniert, lassen sich viele der gewonnenen Erkenntnisse auch auf andere Organisationen übertragen. Unabhängig davon, ob sie aus der öffentlichen Verwaltung, der Industrie, oder der Logistik und Lieferkette kommen.
Wenn Informationen zwar digital, abertrotzdem nicht verfügbarsind
Vor der Einführung der digitalen Akte erfolgte die Vorgangsbearbeitung in der Fachgruppe 63 überwiegend papierbasiert. Gleichzeitig wurden viele Informationen bereits digital erzeugt.
Laborbilder, Messdaten sowie weitere Dokumente entstanden elektronisch und wurden in unterschiedlichen Anwendungen gespeichert. Das Labor-Informations-Management-System (LIMS) verwaltete zahlreiche Metadaten, bot jedoch keine Möglichkeit, sämtliche Dokumente revisionssicher zusammenzuführen. Für die Erstellung von Gutachten mussten Laborbilder ausgedruckt, Messdaten kopiert und Informationen manuell zusammengetragen werden. Hinzu kam die klassische Verwaltung von Papierakten inklusive Archivierung, Transport und Suchvorgängen.
Eine Lösung muss sich den Prozessen anpassen – nicht umgekehrt!
Bereits 2018 begann das HLKA mit den ersten Überlegungen zur Einführung einer digitalen Fallakte. Gesucht wurde dabei ausdrücklich kein reines Archivsystem. Ziel war vielmehr eine Lösung, die bestehende Arbeitsabläufe unterstützt und Informationen unterschiedlicher Herkunft intelligent miteinander verbindet.
Im Rahmen einer Markterkundung erwies sich die Lösung FILERO unseres langjährigen Partners LIB-IT DMS GmbH als besonders geeignet. Ausschlaggebend waren insbesondere die flexible Abbildung komplexer Vorgangsstrukturen, die Unterstützung unterschiedlichster Dateiformate sowie die Möglichkeit, Informationen automatisiert aus verschiedenen Systemen zusammenzuführen.
Am meisten beeindruckt hat mich dabei, wie praxisnah das Testsystem bereits die tatsächlichen Arbeitsabläufe der Fachgruppe abbildete.
Der eigentliche Mehrwert entsteht in der Datenplattform
In vielen Digitalisierungsprojekten richtet sich der Blick zunächst rein auf die Benutzeroberfläche. Meine Erfahrung ist jedoch eine andere: Der langfristige Erfolg entscheidet sich meist deutlich tiefer, nämlich in der Architektur.
Die technologische Grundlage von FILERO bildet InterSystems IRIS. Die Datenplattform sorgt dafür, dass Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen leicht zusammengeführt und in einem gemeinsamen Kontext übergreifend verfügbar gemacht werden können.
Im Projekt des HLKA bedeutete das konkret, dass Vorgangsdaten aus dem LIMS, Laborbilder, PDF-Dokumente, Microsoft-Office-Dateien und weitere Informationen automatisiert den jeweiligen Akten zugeordnet werden. Dadurch entsteht ein vollständiger Informationsraum, ohne bestehende Fachanwendungen ersetzen zu müssen.
Sicherheit darf keine Einschränkung sein
Ein weiterer Aspekt, der mich an diesem Projekt besonders überzeugt hat, ist das Zusammenspiel von Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit.
Gerade im öffentlichen Dienst wird häufig der Eindruck vermittelt, hohe Sicherheitsanforderungen würden zwangsläufig komplizierte Systeme bedeuten. Die Realität ist meiner Ansicht nach jedoch eine andere: Wenn Sicherheit bereits Bestandteil der Architektur ist, profitieren die Anwender sogar von insgesamt einfacheren Prozessen.
Beim Hessischen Landeskriminalamt werden hochsensible Informationen verarbeitet und kriminaltechnische Daten unterliegen besonders strengen Datenschutz- und Compliance-Anforderungen. FILERO setzt deshalb auf ein fein abgestuftes rollenbasiertes Berechtigungskonzept auf Basis von InterSystems IRIS. Zugriffe lassen sich granular steuern, gleichzeitig bleiben Informationen für berechtigte Mitarbeitende schnell verfügbar.
Sicherheit wird dadurch nicht zum Hindernis, sondern zum integralen Bestandteil effizienter Arbeitsabläufe.
Mehr als eine digitale Akte
Mit der Einführung von FILERO wurden nicht nur bestehende Papierakten digitalisiert.
Zusätzlich entstanden Bereiche für Qualitätsmanagement, Geräteverwaltung sowie Literatur- und Wissensmanagement. Informationen unterschiedlichster Herkunft werden heute zentral zusammengeführt und automatisiert den jeweiligen Vorgängen zugeordnet.
Genau darin sehe ich die eigentliche Entwicklung moderner Dokumentenmanagementsysteme: Sie verwalten längst nicht mehr ausschließlich Dokumente. Sie entwickeln sich zu zentralen Informationsplattformen, die Daten, Dokumente und Fachprozesse miteinander verbinden. Diese Entwicklung beobachte ich inzwischen in nahezu allen Branchen.
Fazit: Ein Projekt mit Signalwirkung
FILERO ist in der Fachgruppe 63 produktiv im Einsatz und bewährt sich dort in der täglichen Praxis. Aufgrund der positiven Erfahrungen ist vorgesehen, die Lösung schrittweise auch in weiteren Fachgruppen des Kriminalwissenschaftlichen und -technischen Instituts einzusetzen.
Für mich ist dieses Projekt deshalb weit mehr als eine erfolgreiche Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Es zeigt exemplarisch, wie sich auch besonders komplexe Informationslandschaften modernisieren lassen, ohne bestehende Fachprozesse grundlegend verändern zu müssen.
Gerade weil das Hessische Landeskriminalamt zu den Organisationen mit den höchsten Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und Informationssicherheit gehört, besitzt dieses Projekt eine Signalwirkung weit über den öffentlichen Dienst hinaus.
Ich bin überzeugt, dass genau dieser Ansatz die kommenden Jahre prägen wird. Denn unabhängig von Branche oder Organisationsgröße stehen heute nahezu alle Einrichtungen vor derselben Herausforderung: Informationen werden immer mehr. Mehrwert entsteht jedoch erst, wenn diese intelligent miteinander verbunden werden.
