COVID-19 : les précurseurs d’un lancement à distance prometteur
En mars dernier, alors que la Nouvelle-Zélande mettait en place l’un des confinements les plus stricts au monde en vue de limiter la propagation du COVID-19, des équipes de MercyAscot, le premier groupement d’hôpitaux d’Auckland, travaillaient en collaboration avec les équipes d’InterSystems sur le lancement d’une fonctionnalité de TrakCare concernant la gestion administrative du patient et la facturation, la première étape d’un déploiement clinique complet. Les équipes savaient que moins il se déroulerait de temps entre la préparation et le lancement, plus la probabilité était grande pour que le personnel bénéficie des efforts déployés. D’après Sarah Gardner, la directrice de projet de MercyAscot, « Plus nous aurions attendu, plus cela aurait été difficile ».
Le COVID-19 menaçait de compromettre tous ces efforts.
Mais cela n’a pas été le cas.
Au contraire, les employés ont trouvé des moyens innovants d’organiser le lancement à distance d’InterSystems TrakCare, l’un des rares et premiers à ce jour. Le lancement réussi, qui s’est déroulé à la mi-mai, a ouvert la voie à de futures implémentations à distance. Cette expérience est d’autant plus vitale dans un monde où la perturbation est la norme et la capacité d’adaptation essentielle.
Selon Nicole Cameron, Directrice des services professionnels pour InterSystems, « Ce modèle de lancement virtuel nous a permis de lever des barrières géographiques et de mettre en place des stratégies réellement stimulantes. C’est un changement radical et réussi. »
Quels sont les facteurs qui ont contribué au succès de ce lancement à distance ?
- Une grande capacité à résoudre les problèmes. Ce modèle de lancement virtuel a jeté les bases de l’implémentation, qui nécessitait une nouvelle structure de travail, des moyens de sauvegarde et une planification permettant d’aménager des temps d’arrêt pour les employés. Le projet reposait également sur trois couches de redondance, en cas d’interruption de l’accès internet d’un des employés lors d’une étape critique telle que la migration de données.
- Une communication en cas d’alerte. Au sein des équipes, les collaborateurs ont catégorisé les problèmes en fonction de leur complexité, permettant l’exécution ciblée de tâches qui auraient rarement constitué un problème en temps normal. Les équipes de MercyAscot et d’InterSystems ont eu recours à des processus de tri en interne pour l’exécution des tâches essentielles. Les employés ont suivi les échanges afin d’éviter la perte d’informations cruciales et se sont familiarisés les uns avec les autres grâce à d’innombrables heures passées sur Microsoft Teams.
- Un partenariat étroit. Si ce lancement avait été planifié un an auparavant, lorsque la relation en était à ses débuts, cela n’aurait peut-être pas aussi bien fonctionné. « Nous avons créé une relation solide avec des gens qui ont confiance en notre capacité à accomplir le travail à distance », note Cameron.
Maintenant que TrakCare est opérationnel à MercyAscot, tous les regards sont tournés vers les prochaines étapes clés du projet qui guideront la transformation des soins à travers l’organisation. InterSystems, de son côté, continuera à étudier et à mettre en place de nouveaux moyens pour travailler et bénéficier des enseignements qui seront tirés.
« J’appelle cela le bac à sable du COVID. Nous envisageons des projets qui auront un impact matériel sur notre façon de procéder dans le futur, » déclare Cameron. « Ceci nous permettra de résoudre les problèmes de nos clients plus rapidement. Nous serons en mesure d’effectuer des implémentations plus efficacement et plus promptement encore. »
Mais tout d’abord, les équipes de MercyAscot et d’InterSystems envisagent de célébrer le lancement à distance de façon virtuelle. Et peu de toasts ont plus de valeur que celui qui célèbre l’innovation au service d’une réalité davantage basée sur les données, au cœur de la pire pandémie survenue depuis des générations.
Pour en savoir plus, visualisez le lancement à distance à MercyAscot.
Cet article a été publié dans la newsletter du 20 juillet 2020 - OnTrak Flash Info n° 5
