Von der Papierakte zur digitalen Akte: Das Hessische Landeskriminalamt (HLKA) hat die Einführung einer digitalen Akte in der Fachgruppe 63 des Kriminalwissenschaftlichen und -technischen Instituts (KTI) erfolgreich abgeschlossen. Die Lösung FILERO der LIB-IT DMS GmbH basiert auf InterSystems IRIS und wird befindet sich im produktiven Einsatz.
Ausgangspunkt des Projekts waren Überlegungen zur Digitalisierung der Aktenbearbeitung, die bereits 2018 begannen. In der Fachgruppe 63, die für Biologie, DNA-Analytik und Textilkunde zuständig ist, erfolgte die Vorgangsbearbeitung bis dahin überwiegend papierbasiert. Laborbilder, Messdaten und weitere Informationen wurden zwar digital erzeugt, lagen jedoch dezentral vor und mussten für die Bearbeitung häufig ausgedruckt oder manuell zusammengeführt werden.
Nach einer Markterkundung im Jahr 2020 und der anschließenden Vorbereitung einer Ausschreibung entschied sich das HLKA für die Lösung FILERO der LIB-IT DMS GmbH. Ausschlaggebend waren unter anderem die Möglichkeiten zur Integration bestehender Systeme, die flexible Datenverwaltung sowie die leistungsfähige Volltextsuche. Schnittstellen zum Labor-Informations-Management-System (LIMS) wurden aufgesetzt, die zugrunde liegende Datenplattform InterSystems IRIS ermöglicht dabei die Zusammenführung unterschiedlicher Datenquellen und Dateitypen innerhalb einer zentralen Anwendung.
Heute werden Dokumente, Laborbilder sowie weitere Informationen automatisiert den jeweiligen Vorgängen zugeordnet und zentral bereitgestellt. Darüber hinaus wurden zusätzliche Bereiche für Qualitätsmanagement, Geräteverwaltung sowie Literatur- und Wissensmanagement geschaffen. Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept unterstützt dabei die datenschutzkonforme Verarbeitung sensibler Informationen.
Mit der Einführung der digitalen Akte hat das HLKA einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung seiner Arbeitsabläufe vollzogen. Aufgrund der Erfahrungen im Pilotbereich ist vorgesehen, die Nutzung der Lösung künftig schrittweise auf weitere Fachgruppen des Kriminalwissenschaftlichen und -technischen Instituts auszuweiten.