Услуги
& Поддержка

Внедрение информационных систем

ARIES
Архитектура для быстрого внедрения систем масштаба предприятия

ARIES (Architecture for Rapid Implementation of Enterprise Systems)  – методология, обеспечивающая быстрое внедрение сложных систем масштаба предприятия, включая системы для поддержки работы группы организаций, региональные и общенациональные системы.

services-support-consultationМногие крупномасштабные ИТ-проекты заканчиваются неудачей по одной простой причине: их реализация занимает слишком много времени. По мере осуществления затянувшегося проекта возникают все новые сложности, требующие многочисленных согласований, растут расходы и заказчик теряет веру в успешное завершение проекта. Нередко в промышленную эксплуатацию вводится только часть внедряемой системы и это стремятся выдать за успех, хотя предоставленная функциональность слишком ограничена, чтобы добиться изначально поставленных целей.

Еще одна причина неудачных проектов – негибкие методологии внедрения и слишком жесткие графики работ. В выпущенном Гарвардской школой бизнеса учебнике по управлению крупными и небольшими проектами (Managing Projects Large andSmall) утверждается::

«Обычные методологии управления проектами лучше всего работают, когда действительно велика вероятность того, что проект будет осуществлен, как было определено на этапе его планирования… когда в ходе его реализации не требуется большой работы по уточнению круга решаемых вопросов…  50% [крупных ИТ-проектов] с самого начала обречены на неудачу».

Сложные ИТ-проекты редко осуществляются так, как было запланировано. Излишне формализованные проектные процессы и негибкие графики работ могут «сбить с курса», и тогда станет невозможно вписаться в запланированные сроки – конечно, если они не превышают разумных пределов.

Многие методологии внедрения программных продуктов (особенно те, что применяются консалтинговыми фирмами и системными интеграторами) созданы для поддержки внедрения приложений и продуктов, плохо адаптируемых к специфическим потребностям конкретных заказчиков. Развертывание таких решений может занять очень много времени как у персонала заказчика, так и у поставщика ПО и все равно не завершиться предоставлением необходимой функциональности. В случае негибких программных продуктов заказчикам нужно адаптироваться к ним (при этом внедрение таких продуктов часто называют «внедрением лучших практик»). К тому же, применение такого подхода означает, что персонал заказчика приложит массу усилий – и опять-таки без гарантии получения запланированных результатов.

Методология ARIES основана на другой предпосылке: сложные проблемы, связанные с информационным обеспечением, могут быть решены лучше всего (а во многих случаях только) с помощью наиболее передовых программных продуктов, легко адаптируемых к индивидуальным потребностям заказчиков. А для поддержки внедрения таких продуктов лучше всего использовать методологию ARIES.

Она может использоваться в сочетании с большинством известных методологий управления проектами, например PMIи PRINCE2, и такими инструментами, как диаграммы PERT и диаграммы Ганта.  Однако ARIES не может применяться наряду с методологиями, основанными или предназначенными для поддержки производственных процессов, контроля процессов и процессов, основанных на доказательствах (evidence-based processes). Такие методологии обычно недостаточно гибки для использования с целью реализации сложных программных решений.

ARIES: основные принципы

  • Адаптируемость. Хотя вполне естественно ожидать от организации, внедряющей новый программный продукт, изменения некоторых процессов в ходе внедрения новой системы, лучше всего выполнять их до или после внедрения. Методология ARIES обеспечивает быструю настройку программного продукта под нужды заказчика, а не заставляет его осуществлять изменения. Высокая адаптивность впоследствии дает возможность внедренной системе расширяться и развиваться по мере роста использующей ее организации.
  • Активное участие заказчика в проекте. Развертывание системы масштаба предприятия, по определению, предполагает существенное воздействие на всю организацию в целом. Без постоянного участия ее руководства в реализации проекта его успешное завершение едва ли возможно.
  • Своевременное получение отзывов от заказчика. Использование итерационных процессов. Подход, предусматривающий завершение каждого этапа проекта до начала следующего этапа не является эффективным для быстрого внедрения программного продукта. Намного более эффективен подход, при котором конфигурация системы постоянно уточняется на основе отзывов Заказчика и одновременно отслеживаются все «контрольные точки» (этапы) проекта.
  • Быстрое начало практического использования системы. Одна из основных целей ARIES – быстрое предоставление заказчику полнофункциональной системы, с внесением в нее дополнительных изменений через регулярные промежутки времени на основе полученной от пользователей информации в течение 90 дней после ввода системы в рабочий режим. Реализация многих проектов замедляется из-за того, что они «тонут» в бесконечном потоке требований, предъявляемых пользователями до начала применения системы на практике.
  • Утверждение заказчиком работ по проекту вместо тестирования. При установке системы заказчику не нужно ее тестировать – она уже была протестирована. Все что требуется от заказчика, – это провести анализ и подтвердить, что конфигурация системы, рабочие процессы, процедура переноса данных из прежней системы в новую и межсистемной интеграции соответствуют его запросам. Такое подтверждение оформляется в виде соответствующих документов по вводу системы в рабочую эксплуатацию.
  • Одновременный ввод всей системы в рабочую эксплуатацию. Как правило, оптимальным является подход, состоящий во вводе сразу всей системы в рабочий режим одновременно (либо в течение нескольких недель).  Это позволяет избежать двойного ввода данных в прежнюю и новую системы. Частично внедренная система нередко не в состоянии предоставить всю функциональность, необходимую для эффективной работы. И, что особенно важно, данный подход дает возможность намного быстрее предоставить в распоряжение заказчика полнофункциональную систему.
Приложение I. Фазы внедрения по методологии ARIES

Приложение I. Фазы внедрения по методологии ARIES.

services-support-doctoratcomputerМетодология ARIES предусматривает следующие фазы внедрения программного продукта:

  1. Первая встреча с представителями Заказчика для налаживания отношений, определения общих требований Заказчика и имеющихся у него ресурсов.  Актуальные вопросы на этой встрече обсуждаются руководителями, принимавшимися участие в приобретении системы, и ключевым персоналом, участвующим в реализации проекта. На ней формулируется программа внедрения системы и создается объединенная команда для осуществления этой программы.
  2. Локальная (предназначенная для данной страны) версия программного продукта (или иная версия, наиболее соответствующая потребностям Заказчика) демонстрируется пользователям, участвующим в проекте.  Это делается для того, чтобы наглядно показать, как внедряемая система решает поставленные задачи, и побудить пользователей задуматься о том, как можно лучше всего использовать ее в работе.
  3. Специалисты по вопросам внедрения собирают информацию и составляют спецификации процессов и настроек, а Заказчик в письменной форме подтверждает, что данные спецификации отвечают его требованиям. Если система развертывается сразу в нескольких больницах / медорганизациях, анализ по каждому модулю должен быть одновременно проведен во всех организациях.
  4. Технические специалисты работают вместе со Специалистами по вопросам внедрения, а Заказчик определяет (и письменно утверждает) необходимые специальные отчеты, требования к интеграции, переносу данных и всем требующимся доработкам.
  5. По результатам проведенных обсуждений с Заказчиком представители InterSystems предоставляют набор тестовых сценариев цикла медицинского обслуживания пациента от регистрации до выписки / открепления.
  6. Начиная с демонстрации локальной версии системы (или версии, наиболее соответствующей потребностям данной больницы / клиники и т.п.) специалисты InterSystems выполняют все необходимые изменения рабочих процессов и конфигурации ПО и подготавливают индивидуальные настройки под Заказчика. Заказчик не выполняет изменений рабочих процессов и конфигурации системы, но может отвечать за отдельные настройки. Многие изменения выполняются отвечающими за определенный модуль специалистами Заказчика в сотрудничестве с персоналом InterSystems.
  7. Заказчику предоставляются все настройки системы, а он информирует специалистов InterSystems о найденных ошибках и несоответствиях (например в определении потока выполняемых задач),  затем специалисты InterSystems делают все необходимые исправления.
  8. В то же самое время Технические специалисты завершают работу по интеграции, переносу данных, настойке отчетов и т.д.
  9. В случае, если выполнялись индивидуальные  доработки системы, они анализируются и проверяются Заказчиком. Если в рамках доработки был создан пользовательских интерфейс, он также должен быть проанализирован Заказчиком для подтверждения его адекватности.
  10. Тестовые сценарии исполняются InterSystems (или субпоставщиком).
  11. Заказчик анализирует и подтверждает: а) рабочие процессы, правила и другие компоненты конфигурации системы; б) процедуры переноса данных и интеграции, отчеты и т.д.; в) все выполненные доработки. Заказчик также исполняет и утверждает сценарии цикла медобслуживания пациентов ЛПУ. При этом фазы 7-12 являются итерационными!
  12. Готовность к вводу системы в эксплуатацию документально утверждается путем подписания соответствующих документов отдельно для каждого модуля, переноса данных, интеграции и набора сценариев цикла медобслуживания пациентов. В дополнение к этому, должно быть получено подтверждение готовности ИТ-инфраструктуры Заказчика для эффективной поддержки функционирования системы.
  13. InterSystems проводит обучение ключевых пользователей и системных администраторов. Обучение других пользователей проводится Заказчиком или сторонним поставщиком услуг по обучению.
  14. Система вводится в эксплуатацию (обычно в рабочий режим вводится вся система одновременно либо последовательно в течение нескольких недель), а пользователи сразу же начинают приобретать навыки работы в системе.
  15. В течение первого 30-дневного периода функционирования системы в рабочем режиме InterSystems, при необходимости, выполняет нужные изменения.InterSystemsвыделяет персонал для работы в течение этих 30 дней вместе со Службой поддержки Заказчика.
  16. По окончании 90 дней с даты ввода системы в эксплуатацию мы устанавливаем финальный набор изменений. К этому моменту система должна быть готова к передаче для предоставления поддержки специализированной организацией.


Приложение II. Методология ARIES: контрольные точки (этапы) проекта внедрения.

Приложение II. Методология ARIES: контрольные точки (этапы) проекта внедрения.

Ниже приведен примерный перечень контрольных точек (этапов) проекта внедрения системы в ЛПУ. Для проектов, неправленых на обеспечение поддержки работы сразу нескольких структур используется аналогичный перечень этапов.

Итерационный и параллельный характер выполняемых действий означает, что те или иные этапы проекта не всегда бывают завершены в запланированной последовательности.

services-support-doctoratcomputer2

  1. Начало реализации проекта.
  2. Основные спецификации получены, согласованы (и подписаны Заказчиком).
  3. Системная среда, включая всю ИТ-инфраструктуру, готова для развертывания системы.
  4. Конфигурирование системы завершено.
  5. Настройка отчетов и аналитических показателей закончена.
  6. Процессы интеграции и переноса данных разработаны и утверждены.
  7. Тестовые сценарии успешно исполнены.
  8. Процедура утверждения ввода системы в эксплуатацию завершена.
  9. Обучение ключевых пользователей закончено.
  10. Обучение обычных пользователей закончено.
  11. Система введена в эксплуатацию.
  12. Первый 30-дневный период с моменты ввода системы в рабочий режим завершен; набор изменений установлен.
  13. 90-дневный период с дата внедрения системы завершен; финальный набор изменений установлен; система передана для предоставления поддержки специализированной организацией.


Приложение III. Методология ARIES: обязанности участников проекта.

Приложение III. Методология ARIES: обязанности участников проекта.

В приведенной ниже таблице перечислены зоны ответственности InterSystems и Заказчика при реализации крупномасштабного проекта внедрения программного продукта для поддержки работы медицинской организации. Перечень обязанностей может варьироваться от страны к стране и от организации к организации.

Зоны ответственности InterSystems Зоны ответственности клиента
Конфигурирование системы
  • Настройка:
    • рабочих процессов;
    • структуры (вида) экранов;
    • меню;
    • групп безопасности.
  • Заполнение большинства таблиц кода.
  • Создание специальных отчетов и аналитических показателей . если необходимо.
  • Определение необходимых организационных изменений и изменений рабочих процессов, если в них имеется потребность.
  • Определение и анализ требований к конфигурации системы.
  • Указание специальных отчетов и аналитических показателей, если необходимо.
  • Создание графиков.
  • Заполнение некоторых справочников совместно с персоналом InterSystems.
Перенос данных и интеграция
  • Разработка процессов переноса данных.
  • Перенос данных.
  • Предоставление интерфейсов с другими приложениями / системами.
  • Взаимодействие с текущими поставщиками по следующим позициям:
    • автоматизированный вывод данных (в плоских файлах) и сопутствующая документация;
    • документация по интерфейсам для всех систем, с которыми мы должны обеспечить интеграцию.
  • Доступность текущих поставщиков для контакта в случае необходимости разъяснения значения и связей между передаваемыми данными.
  • Предоставление доступа к другим системам для тестирования, если необходимо.
  • Предоставление любого необходимого контента, поддерживавшегося третьей стороной, например базы данных о лекарственных препаратах.
Настройка системы
  • Установка ПО InterSystems.
  • Рекомендации Заказчику по поводу необходимой инфраструктуры.
  • Предоставление и настройка серверов и сети.
  • Предоставление и настройка клиентских устройств, включая персональные компьютеры и принтеры.
  • Регистрация уполномоченных пользователей, с указанием уровня доступа в целях обеспечения безопасности.
Тестирование и утверждение
  • Предоставление и исполнение базового набора тестовых сценариев.
  • Разработка сценариев цикла медобслуживания пациентов.
  • Тестирование всех изменений конфигурации и рабочих процессов.
  • Тестирование всех отчетов, аналитических показателей и т.д.
  • Проверка результатов переноса данных и интеграции.
  • Описание сценариев использования и работа вместе с персоналом InterSystems для создания сценариев цикла медобслуживания пациентов.
  • Анализ тестовых сценариев для обеспечения уверенности в том, что все необходимые рабочие процессы включены во внедряемое решение.
  • Тестирование всех доработок.
  • Анализ и утверждение:
    • всех настроек, включая рабочие процессы;
    • всех специально разработанных отчетов и аналитических показателей;
    • всех перенесенных данных (после проверки их точности, нахождения в нужных полях и представления в правильных форматах);
    • сценариев цикла медобслуживания пациентов.
  • Выполнение процесса помодульного утверждения ввода системы в  рабочую эксплуатацию и обеспечение соответствия конфигурации системы потребностям медорганизации.
  • Проведение любых иных проверок, требующихся в контексте внедрения системы.
Обучение пользователей
  • Проведение обучения системных администраторов.
  • Проведение обучения ключевых пользователей.
  • Проведение обучения пользователей перед вводом системы в эксплуатацию (в некоторых случаях провести их обучение может InterSystems).
  • Проведение обучения новых пользователей после ввода системы в рабочую эксплуатацию.
  • Подготовка учебных материалов для обучения пользователей и документации, включая правила работы пользователей, если необходимо. (В целом, наличие такой документации не является необходимым.)
Управление проектом
  • Обеспечение участия в проекте персонала InterSystems путем выделения необходимых специалистов.
  • Управление работой участвующего в проекте персонала InterSystems.
  • Обеспечение участия руководства и ведущих медицинских специалистов организации в проекте для его успешного завершения, ввода системы в рабочую эксплуатацию и скорейшего начала использование системы в рабочем режиме.
  • Получение поддержки от подразделений организации и ключевых пользователей.
  • Вовлечение в проект соответствующего персонала медицинской организации.
  • Управление работой участвующего в проекте персонала Заказчика.