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ARIES
Arquitectura para una Rápida Implementación de Sistemas Empresariales

ARIES es una metodología para la rápida implementación de sistemas de software de empresas complejos y a gran escala, incluyendo sistemas a nivel de múltiples organizaciones (múltiples servicios), regional y nacional.

services-support-consultationMuchos proyectos de Tecnologías de la Información a gran escala fracasan por una razón muy simple: toman demasiado tiempo. Se estancan en procesos complejos y extremadamente burocráticos, los costos se incrementan y el cliente pierde la confianza. A menudo, el resultado es que una fracción del sistema sale en vivo y es declarada un éxito, pero el rango de lo implementado es demasiado limitado como para entregar los beneficios esperados.

Otra causa común del fracaso es la excesiva rigidez de las metodologías y planificaciones. De acuerdo al libro “Gestión de Proyectos Grandes y Pequeños” (Managing Projects Large and Small) de la Escuela de Negocios de Harvard:

“Las metodologías convencionales de gestión de proyectos funcionan mejor cuando existen muy buenas probabilidades de que el proyecto se desarrolle como se lo anticipó durante su etapa de planificación… cuando no se están llevando a cabo muchos descubrimientos genuinos… el 50% [de grandes proyectos informáticos] son fracasos rotundos.”

Los proyectos de Tecnologías de la Información rara vez se desarrollan de la forma en que fueron planificados originalmente. No es difícil que los proyectos queden estancados en procesos extremadamente formales con planificaciones rígidas, de modo que no es posible cumplir con los plazos a menos que los cronogramas proyectados sean excesivamente (e inaceptablemente) largos.

Muchas metodologías de implementación (especialmente aquellas utilizadas por empresas de consultoría y de integración de sistemas) están diseñadas para implementar aplicaciones o productos personalizados que no son fáciles de adaptar al cliente. Las soluciones personalizadas pueden consumir mucho tiempo, tanto para el personal del cliente como para el proveedor de software, y generalmente no ofrecen una funcionalidad adecuada. Cuando se implementan productos inflexibles el cliente necesita adaptarse al producto, lo que se denomina comúnmente “implementación de buenas prácticas”. Este enfoque implica mucho trabajo para el personal del cliente, y aún así no produce los resultados deseados.

ARIES está basado en una premisa diferente: los problemas complejos de información se resuelven mejor (y en muchos casos sólo pueden ser resueltos) con sofisticados productos de software adaptables a los requerimientos únicos del cliente. Tales productos son un prerrequisito para la utilización de ARIES.

ARIES se puede utilizar en combinación con la mayoría de las disciplinas de gestión de proyectos, tales como PMI y PRINCE2, y herramientas como Pert y cartas Gantt. No obstante, no funciona con metodologías derivadas de, o destinadas inicialmente para, manufactura, control de procesos o procesos basados en evidencia. Dichas metodologías por lo general no son lo suficientemente ágiles para implementaciones complejas de software.

Principios de ARIES

  • Adaptabilidad. Si bien es normal y natural querer cambiar algunos procesos del cliente durante la implementación de un producto nuevo, los cambios de gran alcance de procedimientos del cliente se llevan a cabo de mejor manera ya sea antes o después de la implementación, no durante. La clave en ARIES es un producto que pueda adaptarse rápidamente al modo en que opera el cliente, en lugar de forzar al cliente a cambiar. A partir de entonces, la adaptabilidad permite al sistema crecer y evolucionar en la medida en que el cliente evoluciona.
  • Participación Ejecutiva del Cliente. La definición misma de un sistema de empresa implica que tendrá un impacto dramático en la empresa. Sin la participación ejecutiva constante del cliente, no hay mucha esperanza de alcanzar el éxito.
  • Retroalimentación temprana del Cliente, Procesos Iterativos. The “waterfall approach”, which assumes that each stage of a project must be completed before starting the next, is not a practical model for rapid implementation. Projects work much better with an iterative approach in which client feedback occurs early and continuously as the system configuration is refined, and in which multiple milestones are pursued simultaneously.
  • Rápida Adopción. ARIES enfatiza la rápida entrega de un sistema totalmente operativo al cliente, y luego hacer cambios adicionales en intervalos regulares después de los próximos 90 días, en base a la retroalimentación del usuario. Muchos proyectos se enredan en círculos eternos de requerimientos propuestos por los usuarios antes de que hayan tenido alguna experiencia práctica con el producto.
  • Validación del Cliente. Sin Probar. Cuando se instale un producto, no hay necesidad de que el cliente pruebe el producto: ya ha sido probado. Sin embargo, es necesario que el cliente revise y valide que la configuración, flujos de trabajo, migración e integración de datos y cualquier informe en especial reflejen las necesidades del cliente. Esta validación da como resultado una serie de certificaciones para la salida en vivo.
  • Salida en Vivo ‘de una sola vez’. Un enfoque “de una sola vez” en el cual toda la organización sale en vivo con el sistema completo al mismo tiempo (o en el periodo de algunas semanas) por lo general funciona mejor. Permite evitar duplicar el ingreso de datos en el sistema antiguo y en el nuevo, y los sistemas implementados de forma parcial a menudo entregan una funcionalidad inadecuada para operar de forma efectiva. Y lo más importante es que le entrega al cliente los beneficios de un sistema completamente operativo mucho más rápido.
APÉNDICE I: PASOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE ARIES

APÉNDICE I: PASOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE ARIES

services-support-doctoratcomputerLos pasos en la implementación son los siguientes:

  1. La primera reunión con el cliente se utiliza para construir una relación, establecer las expectativas generales e identificar los recursos del cliente. En esta reunión debieran participar los ejecutivos que participaron en la compra del sistema y también el personal clave del cliente involucrado en su implementación. La campaña de adopción del usuario se introduce en este punto y se identifica al equipo conjunto que la desarrollará.
  2. La Country Edition (Edición del País) del producto (u otra versión similar a las necesidades del cliente) se muestra a los usuarios del cliente que hayan sido identificados para el proyecto. Esta demostración se hace para reafirmar la forma en que el producto responde a sus necesidades y para hacer pensar a los usuarios cómo pueden utilizar el sistema de la mejor manera.
  3. Los Application Specialists (Especialistas de Aplicación) recogen las especificaciones para el flujo de trabajo y otros temas de la configuración, y el cliente afirma que las especificaciones son las que se están solicitando. De haber múltiples hospitales/organizaciones, entonces todas las organizaciones debieran revisar cada modulo al mismo tiempo.
  4. Del mismo modo, los Technical Specialists (Especialistas Técnicos) trabajan con los Application Specialists y el cliente para identificar (y conseguir que el cliente apruebe) informes especiales, integración, migración de datos y cualquier desarrollo personalizado que sea necesario.
  5. En base a conversaciones con el cliente, intersystems entrega una serie de scripts de prueba de casos de uso del trayecto del paciente.
  6. Comenzando con la Country Edition (o una implementación similar a la del hospital/clínica, etc.), InterSystems implementará todos los cambios a la configuración del flujo de trabajo y software y creará la mayoría de las tablas de código específicas del proyecto. El cliente no hará cambios al flujo de trabajo o a la configuración, pero puede influir en algunas de las tablas de código. Muchos de los cambios se realizarán mientras el cliente responsable por ese módulo se encuentre sentado con el equipo de InterSystems.
  7. Se presenta la configuración al cliente, quien nos dirá si existe algún error (como un flujo de trabajo equivocado) o si ha quedado fuera algo importante, y entonces se harán las correcciones que sean necesarias.
  8. Al mismo tiempo, los Technical Specialists se encontrarán completando integraciones, rutinas, migración de datos, informes, etc.
  9. De haber algún desarrollo personalizado, el cliente lo revisa y lo prueba. De haber alguna interfaz de usuario para el desarrollo personalizado, el cliente también debiera revisarla y aprobarla.
  10. InterSystems (o un subcontratista) ejecuta los scripts de prueba.
  11. El cliente revisa y valida: a) el flujo de trabajo, reglas clínicas y otros componentes de la configuración; b) migración de datos, integración, informes, etc.; y c) cualquier desarrollo personalizado. El cliente también ejecuta y valida los scripts del trayecto del paciente. Los pasos del 7 al 12 son iterativos.
  12. Se obtienen las certificaciones de salida en vivo para cada módulo de forma separada, y para la migración de datos, integraciones y una serie de casos de usuario del trayecto del paciente. También debiera haber una certificación de salida en vivo que acredite que la infraestructura informática del cliente es adecuada.
  13. InterSystems capacita a los “súper usuarios” del cliente y administradores de sistema. La capacitación de los otros usuarios la debe realizar el cliente o un subcontratista.
  14. El sistema sale en vivo (generalmente el sistema completo sale en vivo al mismo tiempo o en cuestión de algunas semanas), y los usuarios comienzan a obtener experiencia en el sistema.
  15. Al cabo de los primeros 30 días de utilización post salida en vivo, se realiza cualquier cambio esencial. InterSystems asignará un equipo para que trabaje con el Centro de Ayuda al Cliente durante estos 30 días.
  16. Al cabo de los 90 días después de la salida en vivo, se instala una serie final de cambios. En este punto el sistema debiera estar listo para ser soportado por la organización de soporte.


APÉNDICE II: HITOS DE ARIES

APÉNDICE II: HITOS DE ARIES

A continuación un ejemplo de una serie de hitos de un proyecto ARIES para una sola organización. (Se utiliza una serie similar en proyectos de varias organizaciones.)

La naturaleza iterativa y paralela de las actividades implica que los hitos no siempre se completarán en el orden predicho.

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  1. Comienzo del proyecto.
  2. Se obtienen y acuerdan las principales especificaciones (con la aprobación del cliente).
  3. El ambiente del sistema se encuentra listo, incluyendo toda la infraestructura informática.
  4. La configuración se completa.
  5. Se completan los informes y paneles de control.
  6. Se completan y validan las rutinas de integración y migración de datos.
  7. Los scripts de prueba son ejecutados de forma exitosa.
  8. Se completan las certificaciones de salida en vivo.
  9. Se completa la capacitación de los súper usuarios.
  10. Se completa la capacitación de usuarios.
  11. Salida en vivo.
  12. Se completan los primeros 30 días de utilización post salida en vivo. Se instalan los ajustes.
  13. Se completan los primeros 90 días de utilización post salida en vivo. Se instalan los ajustes finales y el sistema se entrega para soporte.


APENDICE III: RESPONSABILIDAD DE LAS PARTES DE ARIES

APENDICE III: RESPONSABILIDAD DE LAS PARTES DE ARIES

La siguiente tabla ofrece una visión general de las responsabilidades conjuntas en una implementación a gran escala para un cliente del área de la salud. Esta puede variar entre distintos países y distintos clientes.

Responsabilidad de InterSystems Responsabilidad del Cliente
Configuración de la Aplicación
  • Configurar:
    • Flujos de Trabajo
    • Diseños de Pantalla
    • Menus
    • Grupos de Seguridad
  • Llenar la mayoría de las tablas de código
  • Crear informes especiales y tableros de mando, de ser necesario
  • Definir y revisar los requerimientos de configuración
  • Determinar los cambios organizacionales y de flujo de trabajo del cliente, de haberlos
  • Especificar los informes especiales y tableros de mando, de ser necesario
  • Crear agendas clínicas
  • Llenar algunas tablas de código, trabajando con el personal de lnterSystems
Migración e Integración de Datos
  • Desarrollar procesos de migración
  • Ejecutar migración de datos
  • Proporcionar interfaces a otras aplicaciones/sistemas
  • Acordar con los proveedores actuales:
    • Producción automatizada de migración de datos (archivo plano) con documentación adecuada
    • Documentaci6n adecuada de la interfaz para todos los sistemas con los que nos debemos integrar
  • Estar disponible para explicar el significado y la relación de los datos transmitidos
  • Proporcionar acceso a otros sistemas para ser probados según sea necesario
  • Proporcionar cualquier contenido externo requerido, como por ejemplo, bases de datos de fármacos
Configuración del Sistema
  • Instalar el software de InterSystems
  • Asesorar al cliente sobre las necesidades de infraestructura
  • Proporcionar y configurar los servidores y la red
  • Proporcionar y configurar los dispositivos del cliente, incluyendo los PCs e impresoras
  • Registrar a los usuarios autorizados y especificar la seguridad de los usuarios
Prueba y Validación
  • Proporcionar y ejecutar la serie base de scripts de prueba
  • Desarrollar scripts del trayecto del paciente
  • Probar todos los cambios de configuración y de flujo de trabajo
  • Probar todos los informes personalizados, paneles de control u otros desarrollos
  • Probar la migración e integración de datos
  • Describir casos de uso y trabajar con lnterSystems para definir los scripts del trayecto del paciente
  • Revisar scripts de prueba para asegurarse de haber incorporado todos los procesos de trabajo
  • Probar todo desarrollo personalizado
  • Revisar y validar:
    • Todos los temas de configuración, incluyendo los flujos de trabajo
    • Todos los informes y paneles de control personalizados
    • Que todos los datos migrados e integrados estén correctos, en los campos y en los formatos correctos.
    • Trayectos del paciente
  • Completar la certificaci6n de salida en vivo modulo por modulo y asegurarse de que la configuración cumpla con las necesidades de la organizaci6n
  • Realizar cualquier prueba adicional que sea necesaria para la certificación de salida en vivo
Capacitación
  • Realizar capacitación de gestión de sistema
  • Realizar capacitación de super usuario
  • Realizar capacitación para el usuario previa a la salida en vivo (InterSystems puede hacerlo en algunas circunstancias)
  • Realizar capacitaci6n continua para usuarios nuevos después de la salida en vivo
  • Producir material y documentación especifica del proyecto para la capacitaci6n de usuarios, incluyendo políticas de usuario, de ser necesario (en general nuestra visión es que tal documentación no es necesaria).
Gestión
  • Asegurar la participación del personal de InterSystems apropiado
  • Proporcionar gestión de proyecto par parte del personal de InterSystems
  • Proporcionar liderazgo ejecutivo y clínico para lograr completar el proyecto, salida en vivo y adopción por parte del usuario
  • Obtener soporte y cooperaci6n de los departamentos y de sus usuarios clave
  • Asegurar la participación del personal del cliente apropiado
  • Proporcionar gestión de proyecto por parte del personal de cliente