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ARIES
Arquitetura para a Implementação Rápida de Sistemas Empresariais

ARIES é uma metodologia para a implementação rápida de sistemas complexos de software empresarial de grande escala, incluindo sistemas nacionais, regionais e de múltiplas instalações.

services-support-consultationMuitos projetos de grande escala falham por uma razão muito simples: eles tomam muito tempo. Eles ficam atolados em processos de complexidade e burocracia excessiva, os custos aumentam e o cliente perde a confiança. Muitas vezes, o resultado é que uma fração do sistema que entra em operação e é declarado um sucesso, mas o alcance do que é implementado é muito limitado para fornecer os benefícios pretendidos.

Outra causa comum de falha é que as metodologias e cronogramas são muito rígidos. De acordo com o livro da Escola de Negócios de Harvard Managing Projects Large and Small::

Metodologias convencionais de gerenciamento de projetos funcionam melhor quando as possibilidades são realmente boas de que o projeto se desenrolará como previsto durante a sua fase de planejamento … quando não há descoberta real do que está acontecendo. … 50% [de grandes projetos de TI] são falhas imediatas.

Projetos de TI complexos raramente se desdobram conforme o planejado. É comum que projetos travem em processos excessivamente formais com horários rígidos, então não há esperança de cumprir prazos, a menos que os prazos previstos sejam excessivamente (e inaceitavelmente) longos.

Muitas metodologias de implementação (especialmente aquelas usadas por empresas de consultoria e integração de sistemas) são projetadas para executar aplicações personalizadas ou produtos que não podem ser facilmente adaptados para o cliente. Soluções personalizadas podem ser muito demoradas – tanto para o cliente quanto para o fornecedor do software – e muitas vezes não fornecem a funcionalidade adequada. Ao implementar produtos inflexíveis, o cliente precisa se adaptar ao produto, o que é muitas vezes referido como “melhores práticas”, abordagem esta muito trabalhosa para o cliente que pode não ter os resultados desejados.

A metodologia ARIES é baseada em uma premissa diferente: que os problemas de informação complexos são melhor (e em muitos casos somente podem ser) resolvidos com produtos de software sofisticados adaptáveis às necessidades específicas do cliente. Tais produtos são um pré-requisito para usar a ARIES.

A metodologia ARIES pode ser usado em combinação com a maioria das disciplinas de gerenciamento de projetos, como PMI e PRINCE2, e ferramentas gráficas como Pert e Gantt. No entanto, ela não trabalha com metodologias derivadas, ou destinadas principalmente para a fabricação, controle de processos, ou processos baseados em evidências. Tais metodologias geralmente não são ágeis o bastante para implementações de software complexos.

Princípios da ARIES

  • Adaptabilidade. Embora seja natural querer mudar alguns processos do cliente durante a implementação de um novo produto, grandes mudanças de procedimento do cliente são melhor realizadas antes ou depois da execução – e não durante. O essencial da ARIES é ser um produto que pode adaptar-se rapidamente à forma como o cliente opera, não forçando o cliente a mudar. Após este estágio, a capacidade de adaptação permite que o sistema cresça e evolua à medida que o cliente evolui.
  • Envolvimento Executivo do Cliente. A própria definição de um sistema da empresa implica que ele terá um impacto dramático sobre a mesma. Sem constante envolvimento executivo pelo cliente, há pouca chance de sucesso.
  • Feedback do cliente antecipado, processos iterativos.  A “abordagem em cascata”, que pressupõe que cada etapa de um projeto seja concluída antes de iniciar a próxima não é um modelo prático para implementações ágeis. Projetos funcionam melhor com uma abordagem interativa em que o feedback do cliente ocorre precocemente e de forma contínua, uma vez que a configuração do sistema é refinada e vários marcos são exercidos simultaneamente.
  • Adoção rápida. A ARIES enfatiza a entrega de um sistema em pleno funcionamento epara então, fazer alterações adicionais em intervalos regulares ao longo dos próximos 90 dias, com base no feedback do usuário. Muitos projetos ficam atolados em ciclos infinitos de de pedidos de usuários antes que eles tenham qualquer experiência prática com o produto.
  • Validação de Cliente, Sem Teste. Ao instalar um produto, não há necessidade de o cliente testar o produto – ele já foi testado. Há, no entanto, uma necessidade de o cliente avaliar e validar que a configuração, fluxos de trabalho, migração e integração de dados, bem como quaisquer relatórios especiais refletem as necessidades do cliente. Esta validação resulta em um conjunto de certificações de entrada em operação.
  • All-At-Once Go-Live (“Entrada em Operação de Uma Só Vez”).  Uma abordagem “de uma só vez” na qual toda a instalação entra em operação com o sistema completo ao mesmo tempo (ou ao longo de um período de algumas semanas) geralmente funciona melhor, assim evitando a inserção de dados duplicados em sistemas antigos e novos, já que sistemas parcialmente implementados muitas vezes fornecem funcionalidade inadequada para operar de forma eficaz. E mais importante: esta abordagem fornece benefícios de um sistema em pleno funcionamento para o cliente muito mais cedo.
Apêndice I: Etapas de Implementação do ARIES

Apêndice I: Etapas de Implementação do ARIES

services-support-doctoratcomputerThe steps in an implementation are as follows:

  1. As etapas da implementação são as seguintes:
    1. A primeira reunião com o cliente é usada para construir um relacionamento, estabelecer suas expectativas gerais e identificar seus recursos. Esta reunião deve incluir os executivos que participaram da compra do sistema, bem como o pessoal-chave do cliente envolvido na sua implementação. A campanha de adoção pelo usuário é introduzida neste ponto, e uma equipe conjunta é identificada para realizar a implementação.
  2. A Edição Nacional do produto (ou outra versão próxima das necessidades do cliente) é mostrada para os usuários envolvidos no projeto. Esta demonstração serve para reforçar como o produto atende as suas necessidades e para que os usuários pensem sobre como eles podem melhor utilizar o sistema
  3. Especialistas em aplicações reúnem então especificações para fluxo de trabalho e outros problemas de configuração e o cliente aprova as especificações solicitadas. No caso de vários hospitais / organizações, então, todos devem revisar cada módulo ao mesmo tempo.
  4. Da mesma forma, os Especialistas Técnicos trabalham com Especialistas de Aplicações e o cliente identifica (e obtem a aprovação do cliente) relatórios especiais, integração, migração de dados, e qualquer desenvolvimento personalizado necessário.
  5. Com base do que foi discutido com o cliente, a InterSystems fornece um conjunto de scripts de teste de casos de uso para a jornada do paciente.
  6. Começando com a Edição do País (ou implementação que semelhante para o hospital / clínica, etc.), a InterSystems implementa todos os fluxos de trabalho e as alterações de configuração de software e cria a maioria das tabelas de códigos específicos do local. O cliente não faz alterações no fluxo de trabalho ou de configuração, mas pode ser responsável por algumas das tabelas de códigos. Muitas das mudanças são feitas enquanto o cliente responsável por esse módulo está junto ao pessoal da InterSystems.
  7. A configuração é apresentada ao cliente que aponta quaisquer erros (tal como um fluxo de trabalho errado) ou se deixamos algo importante de fora, e nós, então, fazemos as correções necessárias.
  8. Ao mesmo tempo, os Especialistas Técnicos estão concluindo integrações, rotinas de migrações de dados, relatórios, etc.
  9. Se houver qualquer criação personalizada, ela é revisada e testada pelo cliente. Se houver qualquer interface de usuário a ser personalizada, também deve ser revisada e aprovada pelo cliente.
  10. A InterSystems (terceirizada) executa scripts de teste.
  11. O cliente revisa e valida: a) um fluxo de trabalho, regras clínicas e outros componentes de configuração; b) a migração de dados, integração, relatórios, etc.; e c) quaisquer personalizações. O cliente também executa e valida os scripts da jornada do paciente. As etapas 7 a 12 são interativas!
  12. Certificações para operação são obtidas para cada módulo separadamente e para a migração de dados, integrações e um conjunto de casos de uso para a jornada do paciente. Também deve ocorrer certificação da infraestrutura de TI do cliente, comprovando sua adequação.
  13. A InterSystems treina os “super usuários” do cliente e os administradores do sistema. O Treinamento dos demais usuários é realizado pelo cliente ou por uma contratada.
  14. O sistema entra em operação (normalmente todo o sistema entra em operação ao mesmo tempo ou dentro de algumas semanas) e os usuários passam a se familiarizar com o mesmo.
  15. No fim dos primeiros 30 dias de operação, fornecemos quaisquer mudanças essenciais. A InterSystems atribuirá pessoal para trabalhar com o Centro de Ajuda do cliente durante esses 30 dias.
  16. Ao final de 90 dias – depois do início da operação – instalamos um último conjunto de alterações. A essa altura, o sistema deve estar pronto para ser suportado pela organização.


Apêndice II: Marcos do ARIES

Apêndice II: Marcos do ARIES

O que vem a seguir é um exemplo de um conjunto de metas para um projeto ARIES de implementação individual.
(Um conjunto semelhante é usado para um projeto implementação em grupo).

A natureza interativa paralela de atividades significa que marcos não serão sempre concluídos na ordem prevista.

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  1. Início de Projeto
  2. Especificações principais são obtidas e acordadas (com a aprovação pelo cliente).
  3. O ambiente do sistema está pronto, incluindo toda a infra-estrutura de TI
  4. A configuração está concluída
  5. Os relatórios e painéis de controle estão concluídos
  6. As rotinas de integração e migração de dados são devidamente preenchidas e validadas
  7. Os scripts de teste são executados com êxito
  8. Certificações de entrada em operação são concluídas
  9. Treinamento de super usuário é concluído
  10. Treinamento de usuário é concluído
  11. Entrada em operação
  12. Conclusão dos primeiros 90 dias de uso – os ajustes finais estão instalados e o sistema é entregue ao suporte


Apêndice III: Responsabilidades das partes do ARIES

Apêndice III: ARIES Responsabilidades das partes

O gráfico a seguir fornece uma visão geral das responsabilidades comuns em uma implementação em larga escala para um cliente da área de saúde. Isso pode ser diferente para diferentes países e diferentes clientes.

RESPONSABILIDADE DA INTERSYSTEMS RESPONSABILIDADE DO CLIENTE
Configuração da Aplicação
  • Configurar:
    • Fluxos de Trabalho
    • Layouts de Tela
    • Menus
    • Grupos de Segurança
  • Preencher a maioria das tabelas de códigos
  • Criar relatórios especiais e painéis de controle, se necessário
  • Determinar as mudanças organizacionais e de fluxo de trabalho do cliente, se for o caso
  • Definir e revisar os requisitos de configuração
  • Especificar relatórios especiais e painéis de controle, se necessário
  • Criar cronogramas clínicos
  • Preencher algumas tabelas de códigos, trabalhando com o pessoal da InterSystems
Migração & Integração de Dados
  • Desenvolver processos de migração
  • Realizar a migração de dados
  • Fornecer interfaces com outras aplicações/sistemas
  • Organizar com os fornecedores atuais:
    • Saída automatizada da migração de dados (arquivo simples) com a documentação adequada
    • Interface de documentação para todos os sistemas com os quais devemos integrar
  • Estar disponível para explicar significado e as relações dos dados transmitidos
  • Proporcionar o acesso a outros sistemas para testes conforme necessário
  • Fornecer qualquer conteúdo de terceiros necessário, por exemplo, bancos de dados de fármacos
Configuração do Sistema
  • Instalar o software da InterSystems
  • Aconselhar sobre as necessidades de infra-estrutura
  • Fornecer e configurar servidores e rede
  • Fornecer e configurar os dispositivos clientes, incluindo PCs e impressoras
  • Registrar os usuários autorizados e especificar a segurança dos usuários
Teste & Validação
  • Fornecer e executar o conjunto base de scripts de teste
  • Desenvolver scripts da jornada do paciente
  • Testar todas as mudanças de configuração e de fluxo de trabalho
  • Testar todos os relatórios personalizados, painéis de controle ou outro desenvolvimento
  • Migração e integração de dados de teste
  • Descrever os casos de uso e trabalhar com a InterSystems para definir scripts da jornada do paciente.
  • Revisar os scripts de teste para garantir que foram incorporados todos os seus processos de trabalho
  • Testar todo o desenvolvimento personalizado
  • Revisar e validar:
    • Todos os problemas de configuração, incluindo fluxos de trabalho
    • Todos os relatórios personalizados e painéis de controle
    • Todos os dados migrados e integrados são precisos, nos campos corretos e no formato correto
    • Jornadas do paciente
  • Certificação de entrada em operação completa com base em módulo por módulo e garantir que a configuração atenda às necessidades da instalação
  • Realizar estudos adicionais necessários para a certificação de entrada em operação
Treinamento
  • Conduzir o treinamento do gerenciamento de sistema
  • Conduzir o treinamento do super usuário
  • Conduzir o treiname
  • nto do usuário ‘pre-go-live’ (pré-entrada em operação) (A InterSystems pode fazer isso em algumas circunstâncias)
  • Conduzir o treinamento em curso para novos usuários após a entrada em operação
  • Produzir materiais e documentação de treinamento de usuário específicos do local, incluindo as políticas de usuário, se necessário. (Em geral, nossa visão é que essa documentação não é necessária
Gerenciamento
  • Assegurar a participação de pessoal adequado do pessoal da InterSystems
  • Fornecer gerenciamento de projeto do pessoal da InterSystems
  • Fornecer liderança executiva e clínica para conduzir a conclusão do projeto, entrada em operação e adoção do usuário
  • Obter apoio e cooperação dos departamentos e usuários-chave
  • Assegurar a participação de pessoal do cliente apropriado
  • Fornecer o gerenciamento de projeto do pessoal do cliente